- aktualności
Kilka lat temu mieliśmy dużo mniejszy zespół, teraz z każdym miesiącem zatrudniamy nowych pracowników. Jak poradzić sobie z przepływem informacji i panować nad procesami zachodzącymi w rosnącej firmie?
Postanowiliśmy wprowadzić oprogramowanie, które pozwoli nam scalić wszystkie obszary firmy ze sobą. To oprogramowanie klasy ERP – Microsoft Dynamics NAV, za wdrożenie którego odpowiedzialna będzie Aldona Gardziejczyk, specjalistka ds. wdrożeń. Jak i dlaczego wprowadzamy NAV do JKB Group?
Czym zajmujesz się w JKB? Jakie są Twoje obowiązki?
Jestem specjalistką ds. wdrożeń. Działam przy systemie ERP – Microsoft Dynamics NAV. Uczestniczę w części analitycznej oraz w samym wdrożeniu, we wsparciu użytkowników, kontaktuję się również z firmami zewnętrznymi, które z nami współpracują. Poza tym staram się zarządzać niektórymi obszarami – między innymi finansami oraz kadrami i płacami.
Czym jest Dynamics NAV i w jakim celu go wprowadzacie?
Dynamics NAV to integrowany system do zarządzania przedsiębiorstwem. Wspiera wszystkie płaszczyzny działania firmy, porządkuje procesy, które się w niej odbywają, gromadzi dane. Dzięki temu możemy udostępniać zarządowi informację analityczną dotyczącą sytuacji w obszarach logistyki, sprzedaży, zakupów, stanów magazynowych, a także kadr i płac oraz części finansowo-księgowej, które od niedawna uruchamiamy.
Czyli wszystko będzie w jednym miejscu, ułatwiając sprawdzenie kondycji firmy.
Dokładnie tak. Ponieważ dostęp do systemu jest online, wszystko, co się dzieje, jest online. Możemy w dowolnym czasie, praktycznie na żądanie, wyciągać i analizować dane.
Jakie korzyści dla poszczególnych działów widzisz we wdrożeniu tego systemu?
Przede wszystkim Dynamics NAV ma wspomóc użytkowników i usprawnić procesy w firmie. Jest to również jedna, spójna baza danych, na której wszyscy jednocześnie będziemy pracować. Przykładowo, jeśli nie złożymy zamówienia zakupu, nie przyjdzie dostawa; wówczas nie dojdzie do sprzedaży, nie możemy też przyjąć zwrotu od klienta. Stanowi to swoisty łańcuszek, ciąg zdarzeń.
Dlaczego zdecydowaliście się akurat na Microsoft Dynamics NAV?
Za czasów wyboru mnie tu nie było (śmiech), ale jest to najlepszy, światowy system. Ponieważ funkcjonuje w wielu różnych krajach, wdrażanie go wymaga tak zwanej regionalizacji, czyli dostosowania do polskich przepisów prawa. Jako system Microsoftu jest on świetnie przystosowany do ergonomicznej pracy, wiele danych można skopiować. To niezmiernie istotne przy powtarzanych codziennie czynnościach, jego wdrożenie stanowi więc sporą korzyść dla użytkowników. Jest też elastyczny – umożliwia samodzielne dostosowywanie na przykład widoku pewnych okien, filtrowania, wyszukiwania danych.
Jak zarządzamy produkcją w JKB Group? Przeczytaj rozmowę z Danielem Nester, kierownikiem produkcji →
Ile osób jest zaangażowanych w ten projekt?
Kluczowych użytkowników, pracujących bezpośrednio przy systemie, jest około trzydziestu. Należy ponadto wyróżnić tych, którzy biorą udział we wdrożeniu, ale pełnią raczej rolę zarządzającą i w związku z tym nie figurują jako osobny użytkownik. Myślę więc, że w projekt łącznie zaangażowanych jest około czterdziestu osób z JKB. Współpracujemy też z firmami wdrożeniowymi z Niemiec i Polski – zakres działania jest zatem bardzo szeroki i wymaga nie lada koordynacji.
Na którym etapie wdrożenia jesteście w tym momencie?
Jeśli chodzi o część logistyczną, firma jest naprawdę blisko końca uruchomienia produkcyjnego. Dopracowywane są pewne procesy, z których JKB Group już czerpie korzyści. W innej sferze – kadr i płac oraz finansów – dopiero rozpoczynamy analizę wdrożeniową, określamy wymagania dotyczące sposobu funkcjonowania firmy w wymienionych obszarach. Z całą pewnością nie będzie to stanowić zwieńczenia procesu. Pojawią się nowe wyzwania, kwestie, których jeszcze nie omówiliśmy. Trzeba będzie nieustannie monitorować i odpowiednio dostosowywać to, co dzieje się w systemie.
Czy Twoja praca skończy się, kiedy wszystko pójdzie zgodnie z planem? A może dopiero się zacznie, ponieważ trzeba będzie ten system utrzymać, analizować i poprawiać?
Widzę, że JKB cały czas żyje, zmienia się. Firma tworzy nowe marki i produkuje towary, a także dochodzą kolejni użytkownicy, których trzeba przeszkolić, nadać im uprawnienia i przygotować aktualny raport. Moim zadaniem jest opieka nad systemem nie tylko od tej administracyjnej strony, ale też czysto analitycznej – tworzenie raportów w programie Excel, w Power BI, które online łączą się z bazą danych i pokazują wyniki. Moja praca będzie mieć charakter ciągły i obejmować także ergonomię procesów, dostosowywanie widoków czy naukę użytkowników. Wdrożenie Dynamics NAV to otwarcie furtki.
Czy Twoja zawodowa satysfakcja opiera się właśnie na czynnościach analitycznych?
Rzeczywiście lubię analityczną część swojej pracy. Największą satysfakcję czerpię jednak z optymistycznej reakcji użytkownika, który dostrzega szereg korzyści płynących ze współtworzonych przeze mnie rozwiązań. Mam nadzieję, że każdy pracownik doceni usprawnienia systemu i zorientuje się, że to, co dotychczas musiał wykonywać ręcznie, jest o wiele bardziej przejrzyste, sprawne i ma ściśle określony cel.
Użytkownicy muszą wiedzieć, że celem wdrożenia takiego systemu są informacje, które musimy otrzymywać na bieżąco: czy sprzedaż idzie dobrze, czy magazyn poprawnie funkcjonuje, czy nie znajduje się w nim zbyt dużo towaru. Następstwem wdrażanych mechanizmów będzie przyspieszenie i ułatwienie działań pracowników.
Też możesz pracować przy wdrażaniu nowych technologii w naszej firmie. Sprawdź, na jakie stanowiska aktualnie rekrutujemy! →
